Digitális beérkező posta az ELO ECM Suite-tel

“Az ELO-nak köszönhetően sikerült az árufogadás és a bejövő posta folyamatait hatékony és intelligens módon automatizálnunk.”Stefano Incerto, IT-vezető, Carelli Srl

Tértivevény – jön az elektronikus kézbesítési visszaigazolás

2021. január elsejétől alapértelmezetté válik a belföldi tértivevényes levelek esetén az elektronikus kézbesítési visszaigazolás a korábbi papíralapú helyett. A Posta a levélfeladásban is előnyben részesíti az elektronikus adatokkal történő feladást.

2020. december 10.

Újabb lépés a digitális postai megoldásokban az elektronikus kézbesítési igazolás általánossá tétele. Így 2021 január elsejétől a tértivevényes levelek kézbesítéséről a visszaigazolás elektronikus formában történik meg. A 2019-ben országosan bevezetett elektronikus kézbesítési rendszerhez kapcsolódóan a könyvelt levelek nyomkövetése mellett már lehetséges a címadatok elektronikus megadása, 2020. júliusától pedig az intézmények elektronikusan adják fel a hivatalos iratokat és elektronikus visszaigazolás is érkezik a kézbesítésről. Ezeket a digitális szolgáltatásokat egészíti ki a tértivevényes leveleknél az elektronikus adattal történő feladás és az elektronikus kézbesítési igazolás.

Jelenleg a tértivevényes levél hagyományos feladásánál két nyomtatványt is ki kell tölteni. Egyik a feladóvevény, amely a feladás tényét igazolja az ügyfél számára, a másik a tértivevénylap, amelyet mostanáig a küldemény hátuljára ragasztott a Posta, és kézbesítéskor ezt kellett aláírni, majd a levél kézbesítését követően az aláírt kézbesítési igazolást visszaküldte a posta a feladónak. Azaz kézbesítési igazolás január elsejétől nem „utazik” a levéllel.

2021. január elsejétől a kézbesítésről a visszaigazolás elektronikusan a megadott csatornára (e-mail vagy ePostakönyv alkalmazás) érkezik, illetve, ha a feladó mégis hagyományos módon (nem elektronikus adatokkal) adna fel tértivevényes szolgáltatással levelet, akkor kettő helyett csak egy nyomtatványt kell kitölteni. Bár az elektronikus feladást a Posta 2020. júliusától árban is előnyben részesíti, továbbra is lesz lehetőség a postákon a papíralapú feladásra és arra is, hogy a kézbesíti igazolás az elektronikus helyett papíron kapja meg a feladó.

Az elektronikus adatokkal történő feladással és az elektronikus visszaigazolással csökken a többségében vállalati feladók adminisztrációs terhe és a papírfelhasználás is. Az elektronikus adatokkal történő feladás magánszemélyek számára is könnyen elérhető a posta.hu oldalon található, ingyenesen használható ePostakönyv alkalmazással.

A Magyar Posta üzleti vezérigazgató-helyettese, Forrai Péter azt mondta: „bízom abban, hogy a következő években jelentősen emelkedik az elektronikus adatokkal történő feladás, úgy vélem, hogy a digitalizációs megoldásokkal megteremtett kedvező feltételek egyre több céget és magánszemélyt is az átállásra sarkallhatnak. A digitális megoldások pontosabb, gyorsabb kezelést nyújtanak, a magyarhoz hasonló rendszereket ma már más nemzeti posták is bevezettek.”

Az elektronikus kézbesítési rendszerrel Magyarország több mint 4,5 millió címhelye elérhető. Tavaly több mint 12 millió darab tértivevényes küldeményt kézbesített a posta.

Digitális beérkező posta az ELO ECM Suite-tel

Beérkező számlák, megrendelések, betegjelentések, szerződések és még sok egyéb dokumentum érkezik naponta egy céghez különböző csatornákon keresztül – e-mailben, klasszikus papír formátumban vagy még mindig faxon. De meddig tart, mire a bérkező információk elérik a megfelelő címzettet ill. a megfelelő postfiókban landolnak? És hogy lehet a legjobban felülkerekedni az egyre tovább növekvő postán?

Ezek a kihívások

A bejövő posta témájában a cégeknek sok kihívással kell megküzdeniük: a beérkező levelek szétosztásától kezdve az erőforrások jó kihasználásán át a home office “problémájáig”. Mert hogyan kapják meg a kollégák a postát, ha nem az irodában, hanem otthonról dolgoznak? A helyzet hiányzó priorizálást és lassú reakcióidőket eredményez.

Hagyja, hogy a digitalizálás végezze el a munkát

Egy vállalati tartalomkezelő (ECM) rendszerrel már a beérkező posta szétosztásakor megteremti a nagyobb hatékonyság optimális alapját. A különböző digitalizáló elemek összjátékával okos megoldás jön létre a beérkező posta kezelésére. A megoldás felismeri az adott megkeresés sürgősségét és felgyorsítja a reakcióidőt.

A dokumentumok különböző csatornákon át kerülnek a központi postakezelőbe. Ott osztályozásra, elemzésre kerülnek és a rendszer kiolvassa a dokumentumokon szereplő adatokat. A meglévő folyamatismeret alapján a dokumentumok
végül átadásra kerülhetnek további folyamatokba.

Hogy néz ki ez a gyakorlatban?

A bejövő posta digitális kezelési lehetőségei pont olyan sokrétűek, mint a cégéhez naponta befutó dokumentumok. Csak két példa arra, hogyan profitálhat Ön is egy okos postakezelő megoldásból.

Betegszabadság igazolása

Egy kolléga beteget jelent, az orvosi igazolást postán küldi meg. A dokumentum szkennelésre és elemzésre kerül a központi bejövő posta rendszerben és a benne szereplő információk alapján közvetlenül besorolásra a munkavállaló személyzeti aktájába. Ezt követően további folyamatok indulhatnak: például automatikkusan lehet értesíteni a kollégákat a betegség miatti kiesésről vagy meg lehet határozni a megfelelő helyettesítési szabályokat.

Hotelfoglalás

Egy üzleti úthoz szeretne szállodai szobát foglalni és e-mailben elküld egy ajánlatkérést. A hotel válaszként megküldi az ajánlatát, Ön pedig ezután lefoglalja a szobát. Az e-mail levelezésben szereplő adatok alapján – legyen az utazási dátum, a szoba ára vagy a foglalási szám – a beérkező maileket automatikusan a megfelelő foglaláshoz lehet rendelni és közvetlenül az érintett kollégáknak továbbítani.

Négy lépésben a rendezettebb bejövő postáért

Központi bejövő posta

A beérkező dokumentumokat különböző input-csatornák csatolásán keresztül lehet rögzíteni és átadni a működő ECM rendszerbe. Nem számít, hogy papírformátumról, e-mail-ről és csatolmányairól vagy fax dokumentumról van-e szó – a további feldolgozás szempontjából nem jelent különbséget, hogyan érkezik be a posta a céghez.

Osztályozás és adatelemzés

A posta beérkezése után a dokumentumok az intelligens ELO DocXtractor osztályozó modullal kerülnek osztályozásra. Megállapításra kerül a bizonylat típusa és ennek alapján levezethető a megfelelő üzleti folyamat. A további feldolgozáshoz a szükséges infromációk közvetlenül a dokumentumból kerülnek kiolvasásra.

Szakterülethez való hozzárendelés

A bizonylatinformációk alapján a dokumentumok az egyes szakmai területek bejövő postájába irányítódnak. Ha hiányoznak a megfelelő infromációk a dokumentumból vagy nem teszik lehetővé az egyértelmű hozzárendelést, akkor a dokumentum a globális beérkező postai mappában marad és egy munkatárs hozzárendelheti a megfelelő bejövő postához.

Átadás üzleti folyamatokba

Ahogy egy dokumentum besorolásra került egy szakterület beérkező mappájába, következhet a dokumentum szakmai feldolgozása ill. a megfelelő üzleti folyamat. A helytelenül besorolt dokumentumokat bármikor át lehet helyezni más szakmai területek bejövő postájába. Ennek előnye: az áthelyezés tanulási hatást vált ki, mely növeli a megoldás folyamatismeretét és ezzel egyre jobbá teszi azt.

A digitalizálás már az áruk beérkezésével elkezdődik

A dél-olasz Carelli kereskedőcég már az áruk beérkezésekor teljesen digitális folyamatokra épít: naponta1500 dokumentum – ide számítanak a megrendelők és szállítólevelek, de a számlák is – kerül beszkennelésre és azután átadásra közvetlenül a rákövetkező folyamatokba – ez hatalmas idő- és forrás megtakarítás.

“Az ELO-nak köszönhetően sikerült az árufogadás és a bejövő posta folyamatait hatékony és intelligens módon automatizálnunk.”

Stefano Incerto, IT-vezető, Carelli Srl

If you click here, you allow us to load data from third-party servers. Your privacy is important to us. If you click here, you allow us to load data from third-party servers.

Megoldásaink a bejövő posta okos kezelésére

Központi digitalizációs platform

Az ELO ECM Suite a digitális folyamatok tökéletes alapja – már a bejövő postánál. A postafiók funkciók és dinamikus beviteli struktúrák megkönnyítik a beérkező dokumentumok elosztását. A központi archívumban ezek jogilag megfelelő módon tárolódnak és bármikor rendelkezésre állnak.

Intelligens dokumentumelemzés

Az ELO DocXtractor gondoskodik a beérkező dokumentumok osztályozásáról és elemzéséről, és beolvassa az információkat a bizonylatokból. Az öntanuló rendszer modern AI technológiát használ az adatellenőrzéshez és ezáltal támogatja a későbbi üzleti folyamatokhoz való hozzárendelést.

Okos szakterületi megoldások

A postát a beérkezés után nem csak szét kell osztani, de fel is kell dolgozni. A számlákat továbbítani kell, jóváhagyni és lekönyvelni, a szerződéseket archiválni, a HR dokumentumokat szerkeszteni. Fedezze fel cége szakmai részlegeinek szóló megoldásainkat.

Kapcsolat az ELO partnerekkel

Szeretne ELO szoftvert bevezetni vállalatánál? Mi sem könnyebb: kereskedelmi partnereink segítik Önt ebben!

Az ELO tanúsított rendszerházakból és IT-tanácsadókból álló nemzetközi hálózattal rendelkezik, akik támogatják Önt az ELO szoftverek kiválasztásában, telepítésében és testreszabásában. Az ELO partnerek feltérképezik az Ön egyéni kívánságait és azoknak megfelelő, testhez álló ECM rendszert adnak át. További előny: az aktív használat ideje alatt folyamatos szolgáltatást és támogatást nyújtunk.

Számítógép javítás otthonában

Számítógép javítás Budapesten, kérésére a pc doktor házhoz megy

Világjárvány alatt hódítanak az elektronikus megoldások

Világjárvány alatt hódítanak az elektronikus megoldások

Miközben Magyarországon is egyre több ügyfélszolgálati iroda zár be a koronavírus rohamos terjedése miatt, előtérbe kerülnek az elektronikus megoldások, melyek nem csak a továbbfertőzésnek szabnak gátat, de biztosítják az üzletfolytonosságot is a cégek számára. Milyen hitelesítő eszközök és elektronikus megoldások állnak az üzleti partnerek rendelkezésére a járvány idején, amikor nincs személyes ügyfélfogadás, és a papír alapú dokumentumok higiénikussága megkérdőjeleződik? Ebben segít eligazodni az 1×1 Fordítóiroda vezetője, Csobay-Novák Tamás néhány gyakorlati tudnivalóval.

Papír példány, paksamétaköteg, postabélyegnyalogatás, postai papírcsekk fizetése papírpénzzel? Ma még talán mindenkinek ismerősek ezek a közkézen forgó megoldások. De mostanáig vajmi keveset volt közbeszéd témája, milyen fertőzésveszélyt jelent a papír alapú ügyintézés a még alapvetően mindig papír alapú társadalomban – hívja fel a figyelmet Csobay-Novák Tamás.

Ki gondolta volna akár 20 évvel ezelőtt is, hogy 2020-ban a legtöbb helyen még mindig a cellulóz, azaz a papír lesz az általánosan használt ’adathordozó’ eszköz? Egy olyan digitális világban, ahol már van email, PDF, sőt elektronikus aláírás is? Általános tapasztalat, hogy kőtáblát ugyan már nem használunk írás rögzítésére, de talán régi beidegződések miatt sokan még mindig ragaszkodnak a papirusztekercshez, amikor fordításról van szó. Amikor pedig fizetésről, a sárga postai csekkhez. S mindezt természetesen lepecsételt, postai bélyeggel lenyalt borítékban…. – teszi hozzá Csobay-Novák Tamás.

„Hivatalos helyre lesz, ezért papír alapon kell”. Vagy: „Körbélyegző kell rá, mert bíróság részére lesz”. „Csak egy pöcsét kéne rá, mert különben nem fogadja el az Ofifi”. Nap mint nap hallunk ilyen meggyőző szakmai érveket – osztja meg tapasztalatait a fordítóiroda vezetője.

S mi ezzel szemben a valóság? A papír alapú példány létjogosultsága ma már több okból is megkérdőjelezett. A papír dokumentumok hitelességének biztonsági foka közelébe sem ér az elektronikusan aláírt és záradékolt digitális példányokénak. És akkor még nem beszéltünk a gyorsaságról, költségről, ökológiai lábnyomról, s nem utolsó sorban higiéniáról – ami mostanában érthető okokból a figyelem középpontjába került.

Az ezredfordulón fiatalként Brazíliában töltöttem három évet: önkéntesnek mentem dolgozni az Atlanti-esőerdőbe, ahol újraerdősítéssel foglalkoztam – kezdi a távoli bevezetéssel Csobay-Novák Tamás, s rávilágítva, honnét jön a fák iránti szeretet és tisztelet.

Pár év múlva fordítóirodát indított, ami ma már több mint 200 kollégát számlál, s 51 nyelven kínál fordítást és tolmácsolást. 2016-ban az 1×1 Fordítóiroda Magyarországon először előállt egy addig ismeretlen és meglehetősen újszerű megoldással: az e-hiteles fordítással. Mi is ez valójában?

Az e-hiteles fordítás az úgynevezett hivatalos fordítás elektronikusan hitelesített változata. A gyakorlatban ez egy olyan PDF fájlt jelent, amely tartalmazza a fordítóirodánk által elkészített fordítást, a fordítás tárgyát képező anyagot, valamint az ehhez kapcsolódó kétnyelvű tanúsítványt, mindezt egy minősített elektronikus aláírással és kriptográfiai algoritmusokra épülő időbélyeggel ellátva, mely által az így hitelesített dokumentum teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül – magyarázza el Csobay-Novák Tamás, aki maga is fordító és tolmács három nyelven, köztük természetesen portugálul.

A hitelesítés az autentikációs szolgáltatótól származó chipkártya alapú tanúsítvány és PIN-kód segítségével létrehozott elektronikus aláírással valósul meg, mely bárki által ellenőrizhető a szolgáltató webszerverén.

Miért jó az e-hiteles fordítás?

Az e-hiteles fordítás a hagyományos hiteles vagy hivatalos fordításhoz képest számtalan előnnyel bír.

Az egyik és legfontosabb, hogy sokkal magasabb fokú biztonságot jelent a fordítás felhasználójának, mint a hagyományosan hitelesített vagy záradékolt (értsd: kézzel összekötött vagy összetűzött) fordítás. A digitálisan aláírt és minősített tanúsítvánnyal ellátott PDF fájl zárolt, azaz utólag nem módosítható. A PDF fájlhoz csatolt minősített tanúsítványból egyértelműen kiderül a létrehozás időpontja, valamint az is, hogy a dokumentum teljes, ép és sértetlen.

Az e-hiteles fordítás további előnye, hogy korlátlan példányszámban felhasználható, így a további példányoknak nincs pluszköltsége – szemben a papír alapú hiteles fordítással. Ezzel a megrendelő nem csak költséget takarít meg, de a fákat is óvja.

S végül, de nem utolsó sorban: az e-hiteles fordítás a hagyományos hiteles fordításnál lényegesen gyorsabb. Míg a papír alapú fordítást személyesen lehet átvenni (feltéve, hogy nem szünetel a személyes ügyfélfogadás, mint ahogy mostanában egyre több helyen), az e-hiteles fordítás azonnal „átvehető”, mivel azt emailben küldik el a megrendelőnek.

És mi a helyzet a fizetéssel?

Az ügyfelek még mindig jelentős része az irodánkban szeretne fizetni, készpénzzel. Hiába magyarázzuk el udvariasan, hogy a készpénz a világ legmocskosabb dolga; és nem csak átvitt értelemben – teszi hozzá Csobay-Novák.

A Egészségügyi Világszervezet (WHO) a minap felhívást tett közzé, mely szerint a készpénz felületén akár több napig is életben maradhat a koronavírus. Éppen ezért mi azt javasoljuk az ügyfeleinknek, hogy papírbankó és csörgőpénz helyett fizessenek bankkártyával, mobiltárcával vagy a nemrég bevezetett azonnali banki átutalással, amely az év minden napján éjjel-nappal elérhető, s mellyel az átutalás 5 másodpercen belül teljesül. Mindez anélkül, hogy el kelljen battyogni a postára vagy bankba, ott sorban állni, s valami nem kívánatos vírust magunkba szívni – hívja fel a figyelmet a szakember.

Papirusztekercs ide, csörgőpénz oda, a hagyományos ügyintézési formák ideje lejárt. Ami marad: több idő magunkra, s több idő, amit a friss levegőn tölthetünk!

Vélemény, hozzászólás? Kilépés a válaszból

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .

Elektronikus feladójegyzék

Papíralapú feladójegyzéket használ?
Csökkentse levélfeladási költségeit elektronikus feladójegyzék használattal!

Mi az elektronikus feladójegyzék?

A posta részére még a levelek feladása előtt előreküldött, küldeményadatokat tartalmazó, meghatározott formátumú, xml kiterjesztésű adatállomány.

Miért érdemes elektronikus feladójegyzéket használnia?

Hogyan veheti igénybe?

Olyan elektronikus feladójegyzéket előállító program használatával, amely a hatályos műszaki leírás szerinti feladójegyzéket készíti el.

Milyen megoldások közül választhat?

epostakönyv ALKALMAZÁS

Az ePostakönyv a Magyar Posta saját fejlesztésű, ingyenes* elektronikus feladójegyzéket előállító online rendszere, mely a feladáshoz szükséges leggyakoribb nyomtatványok kitöltésére és a postai adminisztrációk teljes körű kezelésére alkalmas. Alkalmazásunkról bővebb információkat honlapunk ePostakönyv oldalán talál.

KÉSZ PROGRAM

EGYEDI FEJLESZTÉSŰ PROGRAM

Ön is elkészítheti az elektronikus feladójegyzéket előállító programot. Az egyedi fejlesztéshez szükséges kritériumokat a Műszaki specifikáció című dokumentum tartalmazza, a lefejlesztett program bevizsgáltatásával kapcsolatos információkat pedig honlapunk Küldemény-bevizsgálás oldalán ismertetjük.

Milyen elektronikus csatornákon fogadjuk az elektronikus feladójegyzékeket?

1.) ePostakönyv alkalmazás használata esetén az elektronikus feladójegyzék az alkalmazáson keresztül egy kattintással beküldhető a posta fogadó rendszerébe.
2.) Egyedi fejlesztésű vagy vásárolt szoftver használata esetén az Ön által kiválasztott elektronikus csatornán küldheti be az elektronikus feladójegyzéket:

• Központi e-mail címre való továbbítás: 10 Mbyte mérethatárig a feladási adatokat az efeladas@posta.hu központi e-mail címen is fogadjuk.
• FTP szerveren keresztüli adatkommunikációval: 10 Mbyte mérethatár felett, illetve ha a beküldéshez biztonságos és titkosított csatornát szeretne használni, az FTP szerveren keresztüli beküldést javasoljuk. Szerverkapcsolati igényét kérjük, jelezze postai kapcsolattartójának vagy ügyfélszolgálatunkon keresztül.
• Hivatali Tárhelyen keresztül: Hivatali Tárhelyet használó ügyfeleinknek ajánljuk, akiknek belső működési folyamatai támogatják ezen a csatornán keresztül történő adatcserét.

További információk

Az elektronikus feladójegyzék beküldéssel kapcsolatos egyéb technikai jellegű kérdésekben a „ Technológiai útmutató a levélküldemények feladásához használható elektronikus feladójegyzék igénybevételéhez” című dokumentum nyújt további segítséget.