Hogyan készítsünk e-maileket e-mailben

E-mail titkai: Hogyan készítsük el a postafiókot mindig üres

Thinkstock / Hab

A modern e-mailek könnyen konfigurálhatók, hogy csak olyan fontos üzeneteket láthassanak, amelyek valóban szükségük van a válaszodra. Minden más azonnal megy az archívumba, bizonyos csoportokban vagy a kosárba. Nem kell elolvasnia az összes betűt.

A Gmail Vox példája számos olyan technikát ír le, amelyek segítenek megszabadulni az extra betűktől a postafiókban. Mindezen módszerek más postai szolgáltatásokkal is használhatók, beleértve az Outlookot.

Postai csőd

Ha több száz vagy akár több ezer megválaszolatlan betű már felhalmozódott az e-mailben, akkor ideje kijelenteni a “postai csődöt”. Nevezetesen – archív (természetesen törlése nélkül) az összes levelet, hogy hazugság a levelek több mint két hét alatt.

Higgy nekem, akkor valószínűleg valaha is elolvashatod ezt a régi betűket. És ha köztük valami fontos volt, valószínűleg már hiányzott. Ráadásul, ha valakire szüksége van egy válaszra, akkor ez a személy hosszú ideje lehet, hogy írjon neked egy másik levelet, és emlékeztessem magamra.

Azonban, még akkor is, ha ezek az érvek nem meggyőzik Önt, akkor megnyugtathatja magát azzal a ténnyel, hogy nem törli ezeket a betűket, de csak az archívumba küldi őket. Továbbra is megmaradtak és elmaradnak, egy napon megtalálhatja őket és olvashatsz.

Jelölje ki az összes üzenetet, és számos funkcióval rendelkezik, amelyek közül választhat, válassza az “Archívum” lehetőséget. Az opció kiválasztásával teljesen tisztítsa meg a bejövő üzenetek dobozát.

Ezután hagyja, hogy kiválassza az “All Mail” részt, és kiemelje az utóbbi két hét hozzászólásait, majd a tetején kattintson a “MOVE B” gombra, és válassza a “Beérkezett üzenetek” lehetőséget. Ezután a bejövő üzenetekben csak a legújabb betűk lesz.

Kapcsolja ki az automatikus elosztás szükségtelen funkcióját kategória szerint

A Gmail alapértelmezett az e-mailek elosztási funkciója több kategóriában: “Nem osztott”, “szociális hálózatok” és “reklám”. Ezek a kategóriák azonban általában nem részesülnek. Sokkal jobb, hogy hozzon létre saját szakaszait, amelyekhez a betűket az Ön számára kényelmesnek kell osztani.

Ahhoz, hogy letiltsa az alapértelmezett kategória, menj a „Beállítások” (kis ikon a jobb felső sarokban), válassza ki a „Bejövő”, és távolítsa el a kullancsot mellett minden kategóriában, kivéve a „nem válogatott”:

HANG

Archívum minden üzenetet, és ha szükséges, hozzárendelje őket “gyorsbillentyűk”

Most, hogy a levelek száma csökkent, használhatja az új megközelítést a levélellenőrzéshez: Kegyetlenül küldje el az összes levelet az archívumhoz, és csak néhány közülük hozzárendelnek “parancsikonokat”, hogy később könnyebben találja meg őket. A címkék ugyanazok a mappák, de a különbség az, hogy ugyanazt a betűt több címkével lehet megjelölni.

Kiválaszthatja a saját elvét, hogyan válassza ki a parancsikonokat. Például betűket igényel azonnali választ, vagy bármilyen más intézkedés lehet hagyni a „bejövő”, és létrehozhat egy külön parancsikont a számukra – „esetek”, hogy nincsenek új leveleket a bejövő üzeneteket.

Joseph Stromberg a VOX-tól A parancsikonok két csoportba történő megosztására irányul: az egyik – azokat a betűket, amelyeket azonnal eltávolítani szeretné a “bejövő”, és a másik – a levelekhez, hogy nem olyan rendszeres, de amelyek egy bizonyos ponton fontosak Gyorsan kivonni (például a szállodai foglalásról vagy jegyekről szóló információkat, vagy cikkek ötleteit).

Ahhoz, hogy hozzon létre egy parancsikont, válassza ki a bal „még” maradt a menüben, majd a megjelenő menüben – „Parancsikon létrehozása”.

A címke egy adott betűhez való hozzárendeléséhez válasszon ki egy gombot, amely hasonlít a címke címkéjén a TOP menüben található termékben:

HANG

Majd archiválja a levelet. Most könnyedén megtalálhatja ezt a levelet a hozzárendelt kategóriában. Ehhez egyszerűen kattintson a “Keresés” a nyíllal, és válassza ki a levél “Keresés” részét, amelyet a levélhez rendelt. Tehát nem kellene keresned az összes levélben.

Győződjön meg róla, hogy a betűk automatikusan hozzárendelnek címkéket szűrők segítségével

Nincs szükség minden alkalommal, hogy rendezze az összes betűt. Mert különleges szűrőket készíthet.

Például az egyiket mindig alapértelmezés szerint használják – ez “spam”. A Google által létrehozott algoritmus használatával bizonyos betűk automatikusan elküldésre kerülnek a mappába, és nem zaklatják a leveleket.

Saját szűrőket is létrehozhat. Ehhez kattintson a keresési karakterlánc melletti nyílra.

HANG

Számos keresési stratégiával rendelkező kényelmes szűrőt hozhat létre. Tegyük fel, hogy bizonyos rönköket kapok. Akkor egyszerűen beillesztheti címét a “Kinek” mezőbe. Ha kap minden nap a különböző promóciók Groupon vagy más cégek, akkor is létrehozhat egy szűrőt a címeket. Ha rendszeresen azonos témával rendelkező vállalati üzeneteket kap, akkor az üzenetek nevének beillesztésével létrehozott szűrő.

Az alábbi jobb oldalon kattintson a “Szűrő létrehozása a lekérdezés szerint”, akkor kiválaszthatja, hogy ezeket a betűket az archívumhoz kell-e küldeni, hozzárendel egy címkét, vagy valami máshoz. A fő elv az, hogy meghatározzuk magának, hogy melyik betűket szeretné elolvasni azonnal, amint eljöttek, és melynek időtartama van, ha van ideje felmászni az archívumba.

HANG

Megtagadja a felesleges levelezést

A legfontosabb szabály, amikor meg szeretné tisztítani a leveleket – korlátozza a hozzátartozó levelek számát.

A legtöbb betű, amelyben lehetőség van abban, hogy elhagyja a levelezést – ezek a vállalatok terveznek valamit eladni. Általában ezek a betűk személyesen nem foglalkoznak Önnek. Ezért érdemes gondolkodni, ha költséges időt költenek rájuk. Ön feladhatja ezt a levelezési listát, vagy használhatja az ingyenes Hab szolgáltatást, hogy segítsen megtalálni az összes hírlevelet, amelyen feliratkozik, és lehetővé téve, hogy melyiket szeretné vágni egy levélre hetente egyszer vagy egy hónapra.

Ezenkívül érdemes elhagyni a facebook, a Twitter és más közösségi hálózatok figyelmeztetését. Ez megtörténhet, a fiók beállításaihoz.

Sokan is sok felesleges levelet kapnak a legkülönbözőbb kérésekkel (különösen a PR-szolgáltatásokból). A legegyszerűbb módja a spamnek. Miután megjelölte az ilyen betűk feladóját, mint “spam” egy vagy kétszer, az e-mail doboz automatikusan megteszi. Természetesen az ilyen leveleket lehet értékes javaslatot, de ez elég egy vagy két alkalommal kell olvasni őket, hogy kitaláljuk, milyen érdekes érdekli együttműködve ez a személy vagy szervezet.

Tartsa titokban

A felesleges levelezés elkerülése érdekében bármely webhelyen való regisztráció során alternatív e-mail címet kell megadni. A Gmail-ben, ha hozzáadja a címét, például egy felesleges pontot, vagy a végén egy plusz, akkor a címre küldött levelek még mindig jönnek hozzánk. Használhatja ezt a funkciót, hogy azonnal rendezze őket a spambe.

Például, ha az ABC @ HAB címet, akkor a regisztráció során adja meg a pontot: ABC @ Hab vagy ABC + SPAM @ HAB

Használjon különböző funkciókat, amelyeket a Gmail kínál

Figyelmen kívül hagyja a leveleket.Ezzel a funkcióval eltávolíthatja a tömeges levelezést az e-mailből, frissítheti, ha valaki válaszol a “Válasz minden” gombra. Így automatikusan az archívumba kerülnek. Ez a szűrő egy adott láncolaton működik.

Ha ezt a láncot az archívumba tiltja, akkor válassza ki, majd válassza a “Még” menüpontot a menüben – “Ignore”.

HANG

Küldés és archívum. A “Küldés és az Archive” gomb engedélyezéséhez menjen a “Beállítások” gombra. Ezzel a gomb segítségével automatikusan archiválja az Ön által küldött összes levelet.

jelölje meg olvasottként. Ez egy egyszerű módja a betűkkel, amelyeket nem fog olvasni. Például Sok levél van a Groupon-tól, amelyet nem kell, és nem fogod olvasni őket. Crouch őket, majd válassza ki ezeket a betűt, keresse meg a “További” gombot a menüben, és válassza a “Mark as Read” menüpontot.

Mail megjelenése. A levél kényelmesebb megjelenését is készítheti úgy, hogy könnyebben megtalálja a szükséges leveleket. A “Beállítások” pontban válassza ki a “Címkék” részt. Ott találsz különböző lehetőségeket, beleértve a választást, hogy ne mutasson bizonyos parancsikonokat, vagy megmutassa őket, de csak akkor, ha új betűk jelennek meg benne.

Különleges programokat használjon

A levelek tisztításához speciális programokat használhat.

A Chrome böngészőben rendelkezésre álló szundi funkció használata egy órán át elítélheti a betűket, egy napig, vagy akár egy hétig. Ha tudod, hogy nem tudsz azonnal válaszolni a levélre, de egy ideig meg kell tennie, használd ezt a funkciót. Akkor nem kell újra megzavarni egy új levél.

A Boomerang alkalmazással meg lehet írni a választ, de nem azonnal elküldheti, de a megadott időpontban. Furcsanak hangzik, de ez akkor történik, ha most válaszolhat a levélre, de azonnal nem áll készen arra, hogy azonnal folytassa a beszélgetést, miután újabb levelet kapott.